Qu'est-ce qu'une démarche de médiation ?

Dès que le litige a une dimension humaine et / ou émotionnelle, et que les parties sont impliquées dans une relation qui est amenée à durer (comme par exemple dans une copropriété), cela fait sens de recourir à la médiation pour permettre aux parties de trouver une solution sur mesure et durable.

En copropriété, les litiges sont très souvent, sinon tout le temps, chargés en émotion et les copropriétaires vont devoir continuer à se voir au moins une fois l’an (à chaque AG annuelle) et à devoir prendre des décisions ensemble notamment au sujet de la conservation de l’immeuble.

Chaque copropriétaire a donc besoin de ses pairs et ne peut pas imaginer faire cavalier seul dans un immeuble placé sous le régime de la copropriété forcée.

Il en est de même pour le syndic car il est amené à être en contact avec les copropriétaires toute l’année et à les rencontrer physiquement au moins une fois l’an lors de l’AG statutaire. Afin de rendre la gestion de l’ACP plus sereine, le syndic a tout intérêt à essayer de travailler sur un meilleur vivre ensemble et de recentrer les débats sur l’intérêt commun.

Préserver la relation est essentiel dans une copropriété

La médiation a beaucoup à apporter aux copropriétaires et aux syndics pour les sortir des litiges qui nuisent à l’harmonie dans l’immeuble, à la bonne communication entre les membres de la copropriété, et à la bonne gestion de l’ACP.

Pourtant, ce processus reste encore méconnu des copropriétaires et des syndics et reste, de ce fait, trop peu tenté. Des croyances découragent aussi certains acteurs de l’immobilier pour prescrire ce mode de règlement de litige. Par exemple, certains pensent que ce serait très coûteux de faire appel à un médiateur, ou alors que ce serait trop compliqué à mettre en œuvre lorsque la copropriété est une des parties, à cause de la question du « mandat » à donner par la copropriété à la(aux) personne(s) qui la représenterai(en)t lors des séances de médiation.

D’où l’intérêt de sensibiliser les différents acteurs de l’immobilier (notaires, syndic, avocats, juges, copropriétaires, …) au sujet de la médiation et de ses avantages, et de les rassurer quant aux craintes qu’ils peuvent nourrir par rapport à ce processus. Ainsi, ils penseront davantage à prescrire la médiation lorsqu’elle apparaîtra opportune pour régler un litige ou même pour le prévenir.

La médiation tend à faire appel à un tiers (médiateur) pour aider les parties à résoudre un blocage ou un litige.

Les parties n’arrivent pas toujours à le solutionner mais on peut constater que la médiation permet en tout cas de renouer un dialogue qui était rompu, de recréer du lien, de restaurer de la confiance, de clarifier d’éventuels malentendus (qui ont pu mener au conflit) et d’améliorer globalement la communication.

Dans le cadre du processus de médiation et au fil des séances, les discussions permettent aux parties de (mieux) comprendre la position de l’autre, ses besoins, ses enjeux. Les parties vont pouvoir mettre des mots sur leurs émotions qui permettent souvent de comprendre les besoins réels de chacun. Tout ce qui se dit en médiation est confidentiel. La confidentialité est une caractéristique fondamentale de ce mode de règlement de conflit.

La médiation est le mode le plus souple de résolution de conflit

En effet, les parties choisissent :

• le médiateur,
• la répartition des frais du médiateur (par défaut, la répartition se fait à hauteur de 50-50, sauf meilleur accord trouvé entre les parties au sujet de cette répartition),
• la date à laquelle se tiendra la(les) séance(s),
• les sujets à traiter en séance,
• la solution à leur litige, que les parties auront coconstruite ensemble ; une solution sur mesure, mutuellement acceptable.

Ce sont aussi les parties qui décident de mettre fin au processus à tout moment, sans devoir se justifier, car une autre grande caractéristique de la médiation tient dans son caractère volontaire.

Le tempo de la médiation permet d’aller vite si c’est le souhait des parties (on ne dépend pas de l’agenda d’audience du juge qui est parfois rempli à un an ou plus) et le litige peut être réglé (ne fut-ce que partiellement) en une seule séance, avec un accord construit par les parties et qui sera donc respecté par elles, ce qui est une garantie de durabilité de l’accord intervenu et donc encore un gain de temps (contrairement à la procédure judiciaire classique qui connait très souvent de longs délais avant d’avoir une décision définitive et exécutée, d’autant plus lorsque l’une des parties décide d’introduire un recours, ou lorsqu’il faut ensuite faire appel à un huissier de justice pour obtenir l’exécution forcée du jugement intervenu). Dans certains cas, la médiation peut aussi être mise en pause, si c’est nécessaire, le temps d’avancer sur d’autres points (faire réaliser des travaux, revenir en assemblée générale, etc).

Enfin, l’accord obtenu en médiation peut avoir la même valeur que celle d’un jugement en le faisant homologuer par le tribunal. Les parties sont alors détentrices d’un accord conçu par elles et qui a la valeur d’un jugement.

La différence essentielle tient sans doute dans la présence du médiateur et son rôle. Le médiateur ne tranche pas mais facilite la communication et la réflexion des parties pour les amener à élaborer leur accord.

La médiation est un mode alternatif qui peut être complété par d’autres modes alternatifs. La médiation peut aussi être proposée et tentée à tout moment d’une procédure judiciaire. Dans ce dernier cas, les parties accepteront alors de mettre la procédure judiciaire entre parenthèses le temps de la médiation, précisément pour leur permettre de travailler dans un climat bienveillant tout le temps de la médiation, climat qui les aidera à renouer le dialogue entre-elles et à co-créer la solution à leur litige.

En revanche, si l’une des parties devait interrompre un délai de prescription pour préserver ses droits, et devait donc pour ce faire absolument poser un acte de procédure, la médiation ne pourrait pas l’en empêcher, mais il est alors demandé à cette partie de préciser à l’autre qu’elle le fait à titre conservatoire uniquement pour le cas où la médiation n’aboutirait pas à un accord, et de mettre la procédure entre parenthèses le temps que le processus de médiation se poursuive.

Si la médiation devait bloquer sur un point technique par exemple, il est alors tout à fait possible d’envisager de décider de faire appel à un tiers expert sur la question, pour trancher le point qui bloque. D’autres modes alternatifs pourront alors être envisagés à ce moment-là, comme la tierce décision obligatoire, ou une expertise amiable. Une fois le point débloqué, la médiation pourra reprendre et se poursuivre.

Il arrive également que les parties commencent une conciliation devant un juge, ou une négociation avec leurs avocats, et finissent par décider de poursuivre la discussion via un processus de médiation.

Si la médiation devait ne pas aboutir, les parties ont toujours la possibilité de tenter de régler le litige via une autre mode qui serait le plus opportun pour elles (parmi ces modes, il existe la procédure judiciaire classique, l’arbitrage, la conciliation, l’expertise, la tierce décision obligatoire, l’ombudsman, le droit collaboratif, la négociation, …).

Une médiation peut être envisagée et proposée par le syndic, par un ou plusieurs copropriétaires, ou encore par le juge (le juge peut l’ordonner s’il estime la mesure opportune et si au moins une des parties ne s’y oppose pas).

Que le litige soit déjà porté devant un juge, ou pas encore, le syndic pourrait tout à fait suggérer à la copropriété de tenter une médiation (en mettant ce point à l’ordre du jour d’une assemblée générale), de même qu’un ou plusieurs copropriétaire(s) partie(s) au litige (en le sollicitant devant le juge ou en appelant en médiation l’autre partie).

Sous réserve de ce qui est expliqué ci-dessous, si l’association des copropriétaires est impliquée dans le litige, il faudra alors une décision d’assemblée générale (à la majorité absolue) pour aller en médiation, qui donnera mandat en vue d’être valablement représentée durant tout le processus de médiation. Selon la nature du litige, ce mandat pourrait être donné au syndic (qui est l’organe légal de représentation de l’ACP), et/ou au conseil de copropriété, et/ou à tous les copropriétaires à la fois (pour de plus petites copropriétés), ou encore à certains copropriétaires très impliqués et au courant du conflit qui seront en mesure de représenter chacun « un clan », un « point de vue divergent ».

Si le litige est porté devant le juge et que ce dernier décide d’envoyer le dossier en médiation (ce qu’il peut faire si au moins une des parties ne s’y oppose pas), une assemblée générale préalable ne sera pas nécessaire à ce moment-là vu que la médiation aura été ordonnée par le juge dans une décision qui s’impose à l’ACP (si la copropriété est une des parties au litige).

La médiation est opportune dès qu’il s’agit d’un conflit de personnes, internes à la copropriété ou utiles à son bon fonctionnement, et à chaque fois que le litige « sonne comme un disque rayé », c’est-à-dire lorsque le conflit est récurrent entre les mêmes personnes, et qu’il se poursuit malgré les différentes décisions judiciaires qui auraient déjà été prononcées par le passé (Par exemple, des recours en annulation successifs à l’encontre de décisions d’AG, systématiquement introduits par un même copropriétaire ou un même groupe de copropriétaires).

La médiation est un processus qui se tient en 4 étapes :

1. La narration
   

   Chaque partie va expliquer au médiateur son vécu, son histoire, sa réalité, par rapport au litige. Le médiateur va ensuite reformuler ce qui lui a été exposé par chaque partie, et s’assurer d’avoir bien compris le récit de chacun. Des mots clés, des émotions et des enjeux vont alors être mis en évidence par le médiateur (qui vérifiera toujours auprès des médiés si cela peut être validé, si c’est bien exact et conforme à ce qu’ils ont exprimé). Cette phase de narration suivie de la reformulation et des questions posées par le médiateur, va permettre à ce dernier de déterminer les besoins et les intérêts des parties, et ainsi les amener vers la seconde phase qui est celle des « sujets ».
   
   Cette phase est importante et permet également de mettre en évidence le fait qu’il n’y a pas une seule version de l’histoire et que chaque ressenti sera pris en compte. Le médiateur n’intervient d’ailleurs par pour trancher le passé. Les parties viennent en médiation avec le constat qu’il existe un blocage dû à des événements passés et qu’il faut créer quelque chose de nouveau pour s’offrir un futur plus serein. Le passé sera donc utilisé pour acter des faits ou mettre en évidence ce qui n’allait pas, et servira de moteur pour imaginer des solutions.
   
   

2. Les besoins, intérêts, sujets

   Le médiateur va mettre en évidence avec l’aide des médiés, les points qui font conflit entre-eux et qui doivent être traités. Ces points sont appelés les « sujets ». Chacun des sujets (qui peuvent être eux-mêmes déclinés en « sous-sujets ») seront alors discutés et traités en médiation pour les régler dans le cadre d’un accord.
   Le médiateur creusera aussi ce qui est important pour les médiés (« les besoins ») en termes de valeurs, de nécessités, de reconnaissance.
   Le médiateur cherchera également à comprendre pourquoi et en quoi c’est important afin de l’expliquer aux autres médiés.
   Le médiateur essaiera aussi de décoder les éventuels leviers pour arriver à un accord, les enjeux des parties ou les points de blocage.
   Un accord ne sera considéré comme mutuellement acceptable que s’il répond aux besoins des parties et/ou les reconnait.
   
   

3. Les options

   Une fois les émotions, besoins, intérêts et sujets mis en évidence, le travail des options va pouvoir démarrer. Les médiés vont tenter de trouver différentes pistes de solutions (des options) pour essayer de régler chacun des sujets et sous-sujets. Plus il y aura d’options, plus la conclusion d’un accord sera rendue aisée. Les parties vont pouvoir se montrer créatives pour tenter de trouver plusieurs possibilités de solutions sur mesure (que le juge n’aurait pas pu imposer lui-même, lui qui est tenu par la loi). Toutes ces options sont ensuite mises en commun, et des paquets d’options pourront être choisis par les parties pour tenter de les amener à un accord final.
   
   

4. L’accord

   Lorsque les médiés sont parvenus à choisir un paquet d’options qui les agrée mutuellement, alors un accord va pouvoir être rédigé et signé par les médiés et le médiateur. Si l’un des médiés devait être rassuré quant à l’exécution effective de l’accord, ce dernier peut même être homologué par un tribunal pour le rendre exécutoire, comme un jugement.

Un processus de médiation peut se régler parfois en une seule séance de trois heures, si le litige n’est pas trop complexe ni volumineux. Habituellement, un litige en copropriété se règle en médiation au bout de deux à quatre séances de 3 heures chacune. Le tarif horaire d’un médiateur est variable (en fonction du nombre de médiés, de la notoriété du médiateur, de son expérience, …). Il se situe généralement entre 150 € htva et 400 € htva.

Des apartés (appelés également « caucus ») peuvent aussi être envisagées par le médiateur avec chacun des médiés, pour les recevoir seul à seul, chacun à leur tour. Cette réunion « ultra-confidentielle » peut se révéler utile lorsque les médiés ont des difficultés à se confier devant les autres sur certains points ou lorsque la situation est très conflictuelle.

Il arrive aussi que le médiateur décide de s’adjoindre un co-médiateur. Ce duo (parfois pluridisciplinaire) peut d’avérer être très utile lorsqu’il y a beaucoup de personnes autour de la table, ou lorsque le litige est chargé en émotions, ou s’il est nécessaire de s’adjoindre un co-médiateur spécialisé dans une matière spécifique (comme en construction, urbanisme, …), ou encore lorsqu’il y a un aspect culturel marquant dans le conflit, …

Tout d’abord, nous pouvons recommander aux agents immobiliers de se former à la médiation, ou à tout le moins de se sensibiliser à ce processus, ses outils, ses avantages, ses écueils pour bien le comprendre et ainsi pour le prescrire au mieux. Le temps investi dans une formation pour devenir médiateur ou juste pour être sensibilisé au processus de médiation, ne sera jamais perdu.

Les outils de la médiation sont utiles et applicables partout dès qu’il y a des relations interpersonnelles

Que ce soit dans le milieu privé, comme dans le milieu professionnel, dans un bureau de syndic, comme avec les copropriétaires. Par ailleurs, le fait de savoir que la médiation existe et de savoir en quoi cela consiste (même dans les grandes lignes), permettra de la prescrire en temps utiles, et de faire appel le cas échéant à un tiers formé à la médiation pour prévenir ou régler un conflit.

De manière générale, dès que les personnes en conflit ont intérêt à préserver la relation entre elles car elles seront encore amenées à se côtoyer dans le futur, ou dès que le litige prend une certaine teneur émotionnelle, la médiation a certainement toute sa place.

Il faut toutefois être conscient du fait que la médiation n’est pas pour autant la « panacée ». Certains copropriétaires ne souhaiteront pas la tenter car ils ne souhaitent tout simplement pas voir leur conflit se régler. Ces copropriétaires-là (qui sont rares heureusement) trouvent leur intérêt à se maintenir dans cette relation conflictuelle, qui leur donne une place, un rôle, et d’une certaine manière leur permet de se sentir en lien avec leur adversaire.

En tous les cas, les parties n’ont rien à perdre à essayer une médiation. Parfois, contre toute attente, ce processus permet de débloquer des situations que l’on pensait incurables, ou de changer la posture d’un copropriétaire que l’on imaginait immuable. Si la médiation ne devait pas être opportune, les médiés - et en tous les cas le médiateur - s’en rendront vite compte et y mettront alors fin.